Assistante de bureau

L'équipe de coordination de Cybastion assure le fonctionnement quotidien de notre siège social pour le personnel, les clients et les délégations en visite. Le rôle d'Assistant Office est responsable de cette première ligne — from managing supplies and vendors to welcoming guests and supporting the meetings where our work gets done — and is the first impression of Cybastion for everyone who walks through our doors.

Ce qu'est ce rôle et ce qu'il ne l'est pas. This is not a back-office filing job. It's a hands-on, visible role at the center of a busy HQ. The right person is proactive enough to prevent problems before they happen and personable enough to make every visitor feel welcome.

Ce que vous construirez

• Maintenir l'inventaire des fournitures de bureau et réorganiser si nécessaire (fournitures d'imprimante, articles de cuisine, matériel de bureau), en gardant le bureau organisé, professionnel et entièrement approvisionné.
• Coordinate with vendors for office needs and deliveries, and monitor and report maintenance needs.
• Accueillez les visiteurs et dirigez-les de manière appropriée, répondez au téléphone du bureau et acheminez les messages, et gérez la connexion des visiteurs et l'accès au bureau.
• Provide an excellent first impression for guests and delegations, including support for training sessions with materials preparation and break coordination.
• Réservez les salles de réunion et assurez une configuration appropriée (audiovisuel, sièges, matériel), coordonnez les commandes de restauration et assurez-vous que les espaces de réunion sont propres et prêts.
• Support the Coordination team with filing, copying, scanning, mail distribution, and package tracking, and run local errands as needed (supply pickup, embassy drop-offs for visa documents).
• Sur place, 5 jours par semaine, avec des heures tôt/tard occasionnelles en fonction des horaires des réunions ; nécessite la capacité de soulever et de déplacer des fournitures de bureau et du matériel de réunion et de faire des courses locales.

Who We Are Looking For

Non-negotiable Cultural Fit: A hospitality mindset first, administrative skill second. You create a smooth, professional experience for staff and visitors, stay calm under pressure, and find solutions independently before escalating.

Le candidat idéal est proactif, calme sous pression et possède un bon esprit d'équipe qui soutient l'équipe de coordination et les autres départements selon les besoins. Ils sont bilingues, parlent couramment l'anglais et le français (parlés et écrits) et apportent 1 à 3 ans d'expérience dans l'administration de bureau, la réception ou le service client, idéalement dans un environnement de bureau d'entreprise ou dans le service client. Une maîtrise de base de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel), de solides compétences organisationnelles et une attention aux détails, ainsi qu'un style de communication professionnel et convivial complètent le profil, ainsi que la ponctualité, la fiabilité et la familiarité avec l'équipement de bureau et le dépannage de base.